【中國(guó)禮品網(wǎng)訊】商業(yè)展會(huì)籌辦的整個(gè)過(guò)程是一個(gè)推銷(xiāo)策劃的過(guò)程，而我們所有的策劃行為都離不開(kāi)市場(chǎng)，因?yàn)槲覀儚氖碌氖巧虡I(yè)活動(dòng)，因而，所有策劃行為都要以市場(chǎng)為導(dǎo)向，策劃應(yīng)考慮從兩方面入手，一是營(yíng)造勢(shì)力，這里是指利用各種宣傳、廣告手段，營(yíng)造商業(yè)氛圍，形成市場(chǎng)聲勢(shì)，并利用各種關(guān)系和途徑，建立起龐大的展覽營(yíng)銷(xiāo)網(wǎng)絡(luò)，進(jìn)行廣泛的市場(chǎng)推廣和招展，最終令目標(biāo)客戶(hù)紛紛前來(lái)報(bào)名參展；二是以專(zhuān)業(yè)的展覽服務(wù)，贏得買(mǎi)家和賣(mài)家的支持和信賴(lài)；原則上是應(yīng)該使80%以上的參展商都達(dá)到參展目的，使70%以上的參觀商都達(dá)到參觀效果為標(biāo)準(zhǔn)。
　　
    一、廣告攻勢(shì)

　　宣傳是一種單向的信息傳遞,即展覽會(huì)組織者單方向地向潛在目標(biāo)客戶(hù)傳達(dá)展覽信息，而廣告的優(yōu)勢(shì)是令信息可以傳播的很廣泛。宣傳的主要方式包括：媒體廣告和戶(hù)外廣告。
　　
　　媒體廣告（包括：專(zhuān)業(yè)媒體，如：報(bào)紙、雜志、網(wǎng)站等；大眾媒體，如：電視、電臺(tái)、主導(dǎo)性報(bào)紙等），主辦者應(yīng)圍繞展覽不同的賣(mài)點(diǎn)和亮點(diǎn)來(lái)進(jìn)行宣傳，按區(qū)域、分行業(yè)地設(shè)計(jì)制作不同的軟廣告和硬廣告；除此之外，我們還可以通過(guò)新聞發(fā)布會(huì)、行業(yè)研討會(huì)等形式制造新聞?lì)}材，或?qū)款^參展的行業(yè)代表（企業(yè)）進(jìn)行新聞專(zhuān)訪，從側(cè)面?zhèn)鞑フ褂[會(huì)信息，來(lái)進(jìn)行新聞炒作。
　　
　　戶(hù)外廣告則是利用人流量較大的公共場(chǎng)所，如：機(jī)場(chǎng)、車(chē)站、碼頭、商業(yè)街道和廣場(chǎng)等地點(diǎn)，以海報(bào)、燈箱、廣告牌、宣傳布幅、彩旗等形式，進(jìn)行廣泛宣傳。其目的是營(yíng)造展覽會(huì)的聲勢(shì)，形成廣告宣傳攻勢(shì)。現(xiàn)代會(huì)展操作越來(lái)越重視宣傳廣告的投入力度和宣傳質(zhì)量，那么本人則認(rèn)為廣告宣傳的效果，是展覽會(huì)成功與否的最關(guān)鍵因素，打造品牌的最有效方法。廣告宣傳就象一場(chǎng)戰(zhàn)爭(zhēng)中的戰(zhàn)略武器：飛機(jī)、導(dǎo)彈、核彈、航母等，有“打擊面廣、威懾力大、殺傷力強(qiáng)”等特點(diǎn)，是贏得現(xiàn)代戰(zhàn)爭(zhēng)的最主要的武器。
　　
　　二、招展和組團(tuán)工作

　　如果說(shuō)宣傳廣告是展覽會(huì)的戰(zhàn)略性武器，那么招展和組團(tuán)工作就起到陸戰(zhàn)隊(duì)的作用-——攻城略地。招展和組團(tuán)的方式主要是依靠聯(lián)絡(luò)手段，一種雙向的信息交流方式，即主辦單位與潛在客戶(hù)和目標(biāo)客戶(hù)之間的雙向地交流信息。它的優(yōu)勢(shì)是信息可以滲透的很深入，能清楚地了解情況，掌握第一手資料。招展和組團(tuán)工作必須要堅(jiān)持：一個(gè)中心、兩個(gè)基本點(diǎn)的原則。一個(gè)中心是：以?xún)?yōu)秀的專(zhuān)業(yè)服務(wù)得到應(yīng)有的濟(jì)經(jīng)效益；兩個(gè)基本點(diǎn)是：一是著眼于買(mǎi)家（參觀商），二是著眼于賣(mài)家（參展商）。我們所有的工作都要圍繞以上原則來(lái)開(kāi)展。
　　
　　1、尋求支持及協(xié)助單位--建立展覽營(yíng)銷(xiāo)網(wǎng)絡(luò)。

　　2、組織實(shí)施的具體工作項(xiàng)目。認(rèn)真做好項(xiàng)目預(yù)算；收集可能參展的企業(yè)名錄，或叫展商目標(biāo)名錄，建立信息庫(kù)；宣傳資料的CI設(shè)計(jì)、制作，及發(fā)送調(diào)查表、征詢(xún)表；主辦單位打印文件下發(fā)；利用新聞發(fā)布會(huì)、酒會(huì)，介紹及配合市場(chǎng)的宣傳文章（軟廣告）；利用各種媒體做宣傳廣告（硬廣告）；電話(huà)聯(lián)系或發(fā)送傳真件，并通過(guò)因特網(wǎng)發(fā)布信息；印刷宣傳資料；對(duì)展商目標(biāo)名錄的分析研究、篩選和甄別，發(fā)送招展邀請(qǐng)函、征詢(xún)函、調(diào)查表等；上門(mén)拜訪一些主要的牽頭參展企業(yè)；聯(lián)合可能合作的同行，采取讓利的辦法，合作招展；展位的銷(xiāo)售安排及布置；收集盡范圍可能的參觀商名錄，或叫買(mǎi)家目標(biāo)名錄，有計(jì)劃地發(fā)送登記表和門(mén)票；與展覽會(huì)有關(guān)的各項(xiàng)廣告征集工作；展覽工程業(yè)務(wù)和展具租賃的預(yù)定工作；展覽現(xiàn)場(chǎng)的氣氛營(yíng)造（現(xiàn)場(chǎng)的布置、開(kāi)幕式安排、開(kāi)幕廣告等）；展覽現(xiàn)場(chǎng)的優(yōu)質(zhì)服務(wù)（工程、廣告、會(huì)務(wù)、清潔、保安、交通等協(xié)調(diào)工作）；主辦、協(xié)辦單位及開(kāi)幕嘉賓人員的會(huì)務(wù)及禮品安排；展覽會(huì)有關(guān)數(shù)據(jù)、信息的統(tǒng)計(jì)和收集；著眼于第二屆的預(yù)告宣傳工作。
　　
    3、組織實(shí)施過(guò)程的階段劃分。

　　從展商的角度劃分：初步認(rèn)識(shí)展覽會(huì)階段；進(jìn)一步了解展覽會(huì)階段；被展覽會(huì)吸引階段；拍板決定參展階段；展覽實(shí)施階段。
　　
　　從主辦單位工作劃分：信息發(fā)布階段：a.發(fā)送調(diào)查表；b.發(fā)送征詢(xún)表；c.發(fā)送邀請(qǐng)函；營(yíng)造氣氛階段：a.媒體廣告、文章宣傳；b.新聞發(fā)布會(huì)、酒會(huì)及研討會(huì)；c.主辦單位文件下發(fā)對(duì)口企業(yè)；d.電話(huà)、傳真、網(wǎng)絡(luò)廣泛宣傳；e.第二次發(fā)邀請(qǐng)函；f. 合作單位發(fā)邀請(qǐng)函；與展商直接聯(lián)系階段a.電話(huà)、傳真、電子郵件；b.拜訪重點(diǎn)客戶(hù)；c.合作單位同時(shí) 開(kāi)始招展工作；與展商洽談階段a.電話(huà)；b.約見(jiàn)；c.拜訪；d.傳真；e.發(fā)送籌備進(jìn)度報(bào)告；f.發(fā)送門(mén)票；展覽服務(wù)階段a.廣告征集；b.工程預(yù)定展具工作；c.招商廣告安排；d.招商邀請(qǐng)函；e.招商門(mén)票發(fā)放；f.現(xiàn)場(chǎng)營(yíng)造氣氛；G.發(fā)送各種類(lèi)型的調(diào)查表；h.著眼于第二屆的宣傳；i.現(xiàn)場(chǎng)的專(zhuān)業(yè)服務(wù)。